La CNIL a mis en demeure une société de minimiser la collecte de données personnelles de candidats effectuée lors de ses recrutements.
Cette injonction fait suite à une plainte visant la société quant au nombre de données personnelles collectées sur les candidats à l’embauche (entre autres lieu de naissance, nationalité, situation de famille).
La CNIL rappelle donc le principe de minimisation en matière de recrutement qui impose au responsable de traitement de traiter des informations limitées à ce qui est nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi, en précisant :
Ainsi, le recruteur ne doit collecter que les données présentant « un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles » (article L. 1221-6 du Code du travail). Par ailleurs, il ne doit procéder à aucune discrimination illicite des candidats (notamment en raison de son âge ou de sa situation de famille).
Les informations demandées doivent permettre d’identifier le candidat le plus adapté au poste à pourvoir, de vérifier ses compétences (les connaissances, le savoir-faire et le savoir-être) et les qualifications requises pour le poste concerné (diplômes, titres et expériences). Elles doivent avoir pour seul objectif de pouvoir valider ou non une candidature.
Ce n’est qu’au stade de l’embauche, c’est-à-dire une fois qu’une candidature a été définitivement retenue, que l’employeur peut collecter des données supplémentaires (état civil complet, adresse postale, numéro de sécurité sociale, copies des justificatifs).
En effet, seules les données des candidats retenus sont nécessaires pour l’accomplissement des formalités obligatoires de l’employeur (déclaration préalable à l’embauche, déclaration sociale nominative, etc.). La CNIL rappelle par ailleurs que pour aider les employeurs, elle a publié en janvier 2023 un guide dédié au recrutement.
Après avoir constaté le non-respect de ce principe et avoir rappelé à la société concernée quels types de collecte de données effectuée par ladite société n’étaient pas justifiés (à savoir lieu de naissance du candidat, nom et prénom du conjoint, ses date et lieu de naissance, sa profession, le nombre d’enfants et leur âge, l’ensemble des salaires perçus par le candidat), l’Autorité a alors précisé que cette collecte ne présente « pas d’utilité pour apprécier la capacité à occuper l’emploi proposé ou les aptitudes du candidat, et ne sont de ce fait pas compatibles avec les dispositions du code du travail » et a donc mis en demeure l’intéressée d’y remédier.
La société mise en cause ayant fait diligence, la CNIL a clôturé la procédure de mise en demeure à son encontre.
→ Il n’en demeure pas moins que la procédure initiée à l’encontre de cette entreprise est une bonne piqûre de rappel quant aux bonnes pratiques de recrutement !
Consultez ici l’intégralité des conseils de la CNIL : CNIL, Recrutement : la CNIL met en demeure une société de minimiser la collecte de données personnelles de candidats, 25 avril 2024
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